Waar moet ik rekening mee houden bij een HR-beleid?

Als werkgever krijg je te maken met wettelijke regels die voor je personeel gelden. Hiervoor ontwikkel je een HR-beleid. We leggen je uit waar je allemaal rekening mee moet houden.

De term HR beleid staat voor Human Resources beleid, ofwel personeelsbeleid. Een goede werkgevers zorgt goed voor zijn personeel en voert een bewust personeelsbeleid waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van zijn werkgevers. Een goed personeelsbeleid bevat een aantal vaste elementen: voldoe aan wet- en regelgeving zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving voer een bewust verzuimbeleid beloon werknemers eerlijk bied gelijke kansen leg afspraken goed vast geef voldoende inspraak ontwikkel je personeel ga zorgvuldig om met disfunctioneren We zullen de belangrijkste elementen hieronder toelichten.

Zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving

Je hebt als werkgever de wettelijke plicht om te zorgen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden voor je werknemers. Hoe je dit moet doen en aan welke regels je moet houden, is vastgelegd in onder meer de Arbeidsomstandighedenwet. Arbeidsomstandigheden zijn alle werkgerelateerde factoren die van invloed zijn op de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van je werknemers, zoals arbeidstijden, geluid en lichamelijke en psychische belasting. Samen met je werknemers ben je er verantwoordelijk voor dat deze arbeidsomstandigheden binnen je bedrijf optimaal zijn. Is dit niet het geval en zijn er binnen je bedrijf gezondheids- of veiligheidsrisico's, dan kun je bijvoorbeeld een boete krijgen.

Geef goede instructies en voorlichting

Geef je personeel goede instructies en voorlichting over hoe ze hun werkzaamheden zo veilig mogelijk kunnen uitvoeren: geef per functie aan wat de arbeidsrisico’s zijn wijs je werknemer erop dat hij je instructies nauwkeurig moet volgen wijs je werknemer erop dat hij de plicht heeft om zijn veiligheid en gezondheid niet in gevaar te brengen wijs hem erop dat hij moet meewerken aan beschermende maatregelen (zoals gehoorbescherming of veiligheidsbrillen) en anders bij inspectie door de overheid een boete riskeert Tip: leg zoveel mogelijk instructies en voorlichting schriftelijk vast en zorg ervoor dat je je medewerker hiervan een kopie geeft.

Hanteer een Personeelshandboek

Als werkgever is het verstandig om alle interne regels binnen je bedrijf vast te leggen in een Personeelshandboek . Ook als je maar enkele werknemers hebt, is het belangrijk dat je duidelijkheid schept over wat je wel of niet binnen je bedrijf accepteert. Zo voorkom je discussies en problemen en weet je personeel wat de regels zijn over zaken zoals ziekte, verlof en werktijden

Voer een bewust ziekteverzuimbeleid

Zorg voor een duidelijk Verzuimprotocol en voer een actief ziekteverzuimbeleid . Zorg ook voor goede ondersteuning tijdens ziekte door je arbo arts. Hij kan je ook meer advies geven over een goed ziekteverzuimbeleid. Zo zijn er veel maatregelen die je kunt nemen om ziekteverzuim in je bedrijf terug te dringen of te voorkomen: zorg voor een vertrouwde werkomgeving: dat kan ervoor zorgen dat je werknemer eerder zijn lichamelijke of mentale problemen met je deelt, waardoor je hierop kunt inspelen en de kans op verzuim vermindert wijs je werknemer op zijn mogelijkheden om flexibel te werken : andere werktijden en werkplek kan zijn welzijn bevorderen waardoor de kans op verzuim kleiner wordt houd je aan de regels voor werktijden en rusttijden houd je aan de regels wanneer een werknemer zwanger is

Het monitoren van personeel

Op veel verschillende manieren leggen bedrijfsmiddelen het gedrag van je personeel vast. Bij de controle en monitoring van personeel wordt vaak gemaakt van deze bedrijfsmiddelen om informatie te verzamelen. Het monitoren moet echter beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is. Praktisch gezien betekent dit dat controle van wat je werknemer via bedrijfsmiddelen doet zoveel mogelijk anoniem moet gebeuren. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden: je moet een gerechtvaardigd belang (een legitiem doel) hebben en dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van je werknemer er zijn geen andere manieren om dit legitieme doel te bereiken die minder ingrijpend zijn voor de privacy van je werknemer je informeert je werknemer vooraf over de controle, hoe die controle plaatsvindt en wat je wel en niet mag controleren je houdt rekening met het recht op vertrouwelijke informatie bij de controle van mail en telefoon je vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad wil je op grote schaal gebruik gaan maken van cameratoezicht, bijvoorbeeld om diefstal of fraude tegen te gaan, dan heb je een DPIA nodig

Een Privacyverklaring Personeel is een schriftelijke verklaring waarin je aangeeft wat je met verzamelde persoonsgegevens doet van je medewerkers. Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben je verplicht om je medewerkers te informeren over wat je precies verzamelt en hoe je dat doet. Hiervoor gebruik je de Privacyverklaring Personeel. Met deze Privacyverklaring weten je werknemers precies wat jij of je organisatie met hun persoonsgegevens doet, voor welke doelen en hoe ze hun rechten kunnen uitoefenen. De Privacyverklaring bepaalt waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als er iets met de personeelsgegevens gebeurt.

Veruit de meeste bedrijven met personeel bevinden zich momenteel in 1 van de volgende situaties: al je personeel of een groot deel daarvan werkt vanuit huis je bedrijfsvoering laat niet toe dat al je personeel of het merendeel daarvan thuis werkt In het laatste geval ben je verplicht om ervoor te zorgen dat je je personeel beschermt door voldoende maatregelen te nemen. Gezien de aard van het coronavirus, betekent dit concreet dat: je zorgt dat er voldoende handzeep, desinfecterende gel (op basis van alcohol) en tissues op de werkplek zijn je regelmatig de werkomgeving grondig laat schoonmaken waarbij je let op deurklinken, lichtknoppen, trapleuningen, toetsenborden en computermuizen je werknemers instructies krijgt over de hygiënische maatregelen die ze zelf kunnen nemen je bezoekers zoals leveranciers en klanten geen of zo min mogelijk toegang hebben tot je werkomgevingen je je beleid kenbaar maakt aan je bezoekers en personeel je je werknemers erop aanspreekt als ze zich niet aan je instructies houden je indien nodig maatregelen neemt als je instructies niet worden nageleefd (al naar gelang de ernst kun je het Loon Opschorten of een Officiële Waarschuwing geven) Bij thuiswerkend personeel krijg je te maken met hele andere instructies, zoals afspraken over: arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard) omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de apparatuur van je medewerker het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden gevolgen voor de medewerker van overtreding van het Thuiswerkprotocol

Werk je met stagiairs, dan heb je een Stageovereenkomst nodig. Hiermee voorkom je dat de werkzaamheden als een dienstverband worden gezien. Bij een Stageovereenkomst betaal je geen loon, maar kun je een stagevergoeding betalen. Hierbij is het van belang dat de hoogte kan worden gezien als een redelijke vergoeding voor studiekosten, kosten voor levensonderhoud en eventueel reiskosten. Daarnaast is het van groot belang dat bij de afspraken het leerproces centraal staat.

Verplichte vrije dagen

Nederland heeft 2 soorten feestdagen: nationale feestdagen en algemeen erkende of officiële feestdagen. De wet bepaalt slechts welke dagen dit zijn en niet hoe je als werkgever daarmee om moet gaan. Er bestaat dus niet een wet die bepaalt dat je werknemers op een bepaalde dag een vakantiedag moeten opnemen . Is op je bedrijf een cao van toepassing, dan staat daar in: op welke feestdagen je werknemers (verplicht) vrij zijn hoeveel loon je werknemers krijgen als ze werken op een feestdag

Kies het juiste verlof

Veel verlofvormen zijn wettelijk geregeld, zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof of zorgverlof. Andere vormen kunnen zijn vastgelegd in een cao of Arbeidsovereenkomst. Zegt de wet er niets over, dan wordt er gesproken over bijzonder of buitengewoon verlof. Je werknemer kan aanspraak maken op de volgenden vormen van verlof: 1. Calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof 2. Langdurend zorgverlof 3. Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof 4. Kraamverlof, vaderschapsverlof of partnerverlof 5. Ouderschapsverlof 6. Adoptieverlof en pleegzorgverlof 7. Bijzonder verlof

Houd tijdelijke contracten in de gaten

Om problemen te voorkomen, doe je er goed in de gaten te houden wanneer een tijdelijk contract van een werknemer afloopt. Welke mogelijkheden heb je als een Arbeidsovereenkomst Bepaalde Tijd afloopt? Concreet heb je 4 opties: je doet niets, waardoor het tijdelijke contract stilzwijgend wordt verlengd je verlengt het Tijdelijke Contract niet je verlengt het tijdelijke contract met een Brief Verlenging Contract je biedt je werknemer een vast contract aan met een Brief Omzetting Tijdelijk naar Vast Contract

Als je de functie van je werknemer wilt wijzigen, dan doe je er goed aan om dit schriftelijk mede te delen. Zo heb je bewijs dat je hem op de hoogte hebt gesteld. Je mag de functie niet wijzigen zonder zijn toestemming. Om je werknemer op een goede manier mede te delen dat je zijn functie wilt wijzigen, kun je hem uitnodigen voor een functioneringsgesprek. Hiervoor kun je snel en gemakkelijk je eigen op maat gemaakte Brief Functiewijziging opstellen.

Ga zorgvuldig te werk bij disfunctioneren

Het verbeteren van prestaties van een disfunctionerende werknemer , die anders dan door een ziekte of handicap niet goed genoeg functioneert, kan een lastig traject zijn. Een duidelijke functieomschrijving is meestal een goed aanknopingspunt voor een informeel gesprek. Als je hierna geen verbetering ziet, is het tijd voor een officieel Verbetertraject . Volg de regels en documenteer je stappen goed om een arbeidsconflict te voorkomen.

Regel HR-zaken

Documenten

Regel HR-zaken Veelgestelde vragen

Waar moet ik rekening mee houden bij een HR-beleid?

Als werkgever krijg je te maken met wettelijke regels die voor je personeel gelden. Hiervoor ontwikkel je een HR-beleid. We leggen je uit waar je allemaal rekening mee moet houden.
Wat is HR?
De term HR beleid staat voor Human Resources beleid, ofwel personeelsbeleid. Een goede werkgevers zorgt goed voor zijn personeel en voert een bewust personeelsbeleid waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van zijn werkgevers. Een goed personeelsbeleid bevat een aantal vaste elementen:
- voldoe aan wet- en regelgeving
- zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving
- voer een bewust verzuimbeleid
- beloon werknemers eerlijk
- bied gelijke kansen
- leg afspraken goed vast
- geef voldoende inspraak
- ontwikkel je personeel
- ga zorgvuldig om met disfunctioneren
We zullen de belangrijkste elementen hieronder toelichten.
Zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving

Je hebt als werkgever de wettelijke plicht om te zorgen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden voor je werknemers. Hoe je dit moet doen en aan welke regels je moet houden, is vastgelegd in onder meer de Arbeidsomstandighedenwet. Arbeidsomstandigheden zijn alle werkgerelateerde factoren die van invloed zijn op de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van je werknemers, zoals arbeidstijden, geluid en lichamelijke en psychische belasting. Samen met je werknemers ben je er verantwoordelijk voor dat deze arbeidsomstandigheden binnen je bedrijf optimaal zijn. Is dit niet het geval en zijn er binnen je bedrijf gezondheids- of veiligheidsrisico's, dan kun je bijvoorbeeld een boete krijgen.
Geef goede instructies en voorlichting
Geef je personeel goede instructies en voorlichting over hoe ze hun werkzaamheden zo veilig mogelijk kunnen uitvoeren:
- geef per functie aan wat de arbeidsrisico’s zijn
- wijs je werknemer erop dat hij je instructies nauwkeurig moet volgen
- wijs je werknemer erop dat hij de plicht heeft om zijn veiligheid en gezondheid niet in gevaar te brengen
- wijs hem erop dat hij moet meewerken aan beschermende maatregelen (zoals gehoorbescherming of veiligheidsbrillen) en anders bij inspectie door de overheid een boete riskeert
Tip: leg zoveel mogelijk instructies en voorlichting schriftelijk vast en zorg ervoor dat je je medewerker hiervan een kopie geeft.
Hanteer een Personeelshandboek

Als werkgever is het verstandig om alle interne regels binnen je bedrijf vast te leggen in een Personeelshandboek. Ook als je maar enkele werknemers hebt, is het belangrijk dat je duidelijkheid schept over wat je wel of niet binnen je bedrijf accepteert. Zo voorkom je discussies en problemen en weet je personeel wat de regels zijn over zaken zoals ziekte, verlof en werktijden
Voer een bewust ziekteverzuimbeleid
Zorg voor een duidelijk Verzuimprotocol en voer een actief ziekteverzuimbeleid. Zorg ook voor goede ondersteuning tijdens ziekte door je arbo arts. Hij kan je ook meer advies geven over een goed ziekteverzuimbeleid. Zo zijn er veel maatregelen die je kunt nemen om ziekteverzuim in je bedrijf terug te dringen of te voorkomen:
- zorg voor een vertrouwde werkomgeving: dat kan ervoor zorgen dat je werknemer eerder zijn lichamelijke of mentale problemen met je deelt, waardoor je hierop kunt inspelen en de kans op verzuim vermindert
- wijs je werknemer op zijn mogelijkheden om flexibel te werken: andere werktijden en werkplek kan zijn welzijn bevorderen waardoor de kans op verzuim kleiner wordt
- houd je aan de regels voor werktijden en rusttijden
- houd je aan de regels wanneer een werknemer zwanger is
Het monitoren van personeel
Op veel verschillende manieren leggen bedrijfsmiddelen het gedrag van je personeel vast. Bij de controle en monitoring van personeel wordt vaak gemaakt van deze bedrijfsmiddelen om informatie te verzamelen. Het monitoren moet echter beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is. Praktisch gezien betekent dit dat controle van wat je werknemer via bedrijfsmiddelen doet zoveel mogelijk anoniem moet gebeuren. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden:
- je moet een gerechtvaardigd belang (een legitiem doel) hebben en dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van je werknemer
- er zijn geen andere manieren om dit legitieme doel te bereiken die minder ingrijpend zijn voor de privacy van je werknemer
- je informeert je werknemer vooraf over de controle, hoe die controle plaatsvindt en wat je wel en niet mag controleren
- je houdt rekening met het recht op vertrouwelijke informatie bij de controle van mail en telefoon
- je vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad
- wil je op grote schaal gebruik gaan maken van cameratoezicht, bijvoorbeeld om diefstal of fraude tegen te gaan, dan heb je een DPIA nodig
Personeel en de AVG

Een Privacyverklaring Personeel is een schriftelijke verklaring waarin je aangeeft wat je met verzamelde persoonsgegevens doet van je medewerkers. Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben je verplicht om je medewerkers te informeren over wat je precies verzamelt en hoe je dat doet. Hiervoor gebruik je de Privacyverklaring Personeel.

Met deze Privacyverklaring weten je werknemers precies wat jij of je organisatie met hun persoonsgegevens doet, voor welke doelen en hoe ze hun rechten kunnen uitoefenen. De Privacyverklaring bepaalt waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als er iets met de personeelsgegevens gebeurt.
Personeel en corona
Veruit de meeste bedrijven met personeel bevinden zich momenteel in 1 van de volgende situaties:
1. al je personeel of een groot deel daarvan werkt vanuit huis
2. je bedrijfsvoering laat niet toe dat al je personeel of het merendeel daarvan thuis werkt
In het laatste geval ben je verplicht om ervoor te zorgen dat je je personeel beschermt door voldoende maatregelen te nemen. Gezien de aard van het coronavirus, betekent dit concreet dat:
- je zorgt dat er voldoende handzeep, desinfecterende gel (op basis van alcohol) en tissues op de werkplek zijn
- je regelmatig de werkomgeving grondig laat schoonmaken waarbij je let op deurklinken, lichtknoppen, trapleuningen, toetsenborden en computermuizen
- je werknemers instructies krijgt over de hygiënische maatregelen die ze zelf kunnen nemen
- je bezoekers zoals leveranciers en klanten geen of zo min mogelijk toegang hebben tot je werkomgevingen
- je je beleid kenbaar maakt aan je bezoekers en personeel
- je je werknemers erop aanspreekt als ze zich niet aan je instructies houden
- je indien nodig maatregelen neemt als je instructies niet worden nageleefd (al naar gelang de ernst kun je het Loon Opschorten of een Officiële Waarschuwing geven)
Bij thuiswerkend personeel krijg je te maken met hele andere instructies, zoals afspraken over:
- arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
- omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
- de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat
- een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de apparatuur van je medewerker
- het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
- eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
- eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
- gevolgen voor de medewerker van overtreding van het Thuiswerkprotocol
Stageovereenkomst

Werk je met stagiairs, dan heb je een Stageovereenkomst nodig. Hiermee voorkom je dat de werkzaamheden als een dienstverband worden gezien. Bij een Stageovereenkomst betaal je geen loon, maar kun je een stagevergoeding betalen. Hierbij is het van belang dat de hoogte kan worden gezien als een redelijke vergoeding voor studiekosten, kosten voor levensonderhoud en eventueel reiskosten. Daarnaast is het van groot belang dat bij de afspraken het leerproces centraal staat.
Verplichte vrije dagen
Nederland heeft 2 soorten feestdagen: nationale feestdagen en algemeen erkende of officiële feestdagen. De wet bepaalt slechts welke dagen dit zijn en niet hoe je als werkgever daarmee om moet gaan. Er bestaat dus niet een wet die bepaalt dat je werknemers op een bepaalde dag een vakantiedag moeten opnemen. Is op je bedrijf een cao van toepassing, dan staat daar in:
- op welke feestdagen je werknemers (verplicht) vrij zijn
- hoeveel loon je werknemers krijgen als ze werken op een feestdag
Kies het juiste verlof

Veel verlofvormen zijn wettelijk geregeld, zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof of zorgverlof. Andere vormen kunnen zijn vastgelegd in een cao of Arbeidsovereenkomst. Zegt de wet er niets over, dan wordt er gesproken over bijzonder of buitengewoon verlof. Je werknemer kan aanspraak maken op de volgenden vormen van verlof:

1. Calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof
2. Langdurend zorgverlof
3. Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof
4. Kraamverlof, vaderschapsverlof of partnerverlof
5. Ouderschapsverlof
6. Adoptieverlof en pleegzorgverlof
7. Bijzonder verlof
Houd tijdelijke contracten in de gaten
Om problemen te voorkomen, doe je er goed in de gaten te houden wanneer een tijdelijk contract van een werknemer afloopt. Welke mogelijkheden heb je als een Arbeidsovereenkomst Bepaalde Tijd afloopt? Concreet heb je 4 opties:
1. je doet niets, waardoor het tijdelijke contract stilzwijgend wordt verlengd
2. je verlengt het Tijdelijke Contract niet
3. je verlengt het tijdelijke contract met een Brief Verlenging Contract
4. je biedt je werknemer een vast contract aan met een Brief Omzetting Tijdelijk naar Vast Contract
Functiewijziging

Als je de functie van je werknemer wilt wijzigen, dan doe je er goed aan om dit schriftelijk mede te delen. Zo heb je bewijs dat je hem op de hoogte hebt gesteld. Je mag de functie niet wijzigen zonder zijn toestemming. Om je werknemer op een goede manier mede te delen dat je zijn functie wilt wijzigen, kun je hem uitnodigen voor een functioneringsgesprek. Hiervoor kun je snel en gemakkelijk je eigen op maat gemaakte Brief Functiewijziging opstellen.
Ga zorgvuldig te werk bij disfunctioneren

Het verbeteren van prestaties van een disfunctionerende werknemer, die anders dan door een ziekte of handicap niet goed genoeg functioneert, kan een lastig traject zijn. Een duidelijke functieomschrijving is meestal een goed aanknopingspunt voor een informeel gesprek. Als je hierna geen verbetering ziet, is het tijd voor een officieel Verbetertraject. Volg de regels en documenteer je stappen goed om een arbeidsconflict te voorkomen.

Vraag een advocaat

Krijg snel antwoord op je juridische vraag

Rocket Lawyer advocatennetwerk^™

Gedragscode

Brief Omzetting Tijdelijk naar Vast Contract

Stageovereenkomst

Verlenging Arbeidsovereenkomst

Privacyverklaring personeel

Brieven voor Werkgevers

Afscheidsbrief Stagiair

Functioneringsgesprek Formulier

Brief Functiewijziging

Aanbevelingsbrief

Brief Werkhervatting

Verbeterplan

Brief Vrijstelling van Werk

Officiële Waarschuwing

Brief Mededeling Schorsing/Op Non-actiefstelling

Vaststellingsovereenkomst

Brief Ontslag na 2 Jaar Ziekte

Getuigschrift

Brief Ontslag op Staande Voet

Brief Ontslag in Proeftijd

Brief Einde Dienstverband wegens Pensioen

Mededeling Aanvraag Ontslagvergunning

Brief Ontslag na Ontvangst Vergunning UWV

Aanzegbrief Tijdelijk Contract

Beëindiging Arbeidsovereenkomst

Brief Bevestiging Ontslagname

Brief Bevestiging Uitdiensttreding

Ontslagbrief

Brief Loonopschorting

Snotneuzenprotocol

Verzuimprotocol

Personeelsdocumenten

Waar moet ik rekening mee houden bij een HR-beleid?

Wat is HR?